Panduan Pembuatan Bukti Potong Pajak 1721-A1 untuk Karyawan Tetap

Kepatuhan pajak merupakan salah satu pilar penting dalam tata kelola perusahaan yang baik di Indonesia. Bagi setiap perusahaan yang mempekerjakan karyawan, kewajiban perpajakan tidak hanya berhenti pada pemotongan gaji setiap bulan, melainkan juga mencakup pelaporan dan pemberian hak administratif kepada karyawan tersebut. Salah satu dokumen administratif paling krusial yang wajib diterbitkan oleh pemberi kerja di setiap akhir tahun pajak adalah Bukti Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 bagi Penerima Penghasilan Pegawai Tetap, atau yang lebih dikenal sebagai Formulir 1721-A1. Dokumen ini menjadi jembatan utama bagi karyawan tetap untuk melaporkan Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan Pajak Penghasilan Wajib Pajak Orang Pribadi mereka secara akurat dan tepat waktu.

Penerbitan Bukti Potong 1721-A1 bukan sekadar formalitas rutin, melainkan kewajiban hukum yang diatur secara ketat oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Kegagalan atau keterlambatan dalam menyediakan dokumen ini tidak hanya menghambat karyawan dalam memenuhi kewajiban perpajakannya, tetapi juga dapat mendatangkan sanksi administratif bagi perusahaan itu sendiri. Seiring dengan perkembangan digitalisasi administrasi perpajakan di Indonesia, proses pembuatan dan pelaporan bukti potong ini kini telah mengalami transformasi besar, khususnya dengan diimplementasikannya sistem e-Bupot 21/26. Oleh karena itu, pemahaman mendalam mengenai regulasi terbaru, komponen perhitungan, serta langkah-langkah teknis pembuatannya menjadi mutlak diperlukan oleh setiap praktisi HR, finansial, dan pemilik usaha.

Artikel ini dirancang secara komprehensif untuk memberikan panduan menyeluruh mengenai pembuatan Bukti Potong Pajak 1721-A1 bagi karyawan tetap. Mulai dari pemahaman dasar hukum, analisis dampak regulasi terbaru seperti Tarif Efektif Rata-rata (TER), bedah komponen formulir, simulasi perhitungan riil, hingga panduan teknis operasional melalui platform e-Bupot. Melalui panduan ini, diharapkan Anda dapat meminimalkan risiko kesalahan input, menghindari sanksi denda, serta meningkatkan efisiensi proses administrasi akhir tahun di perusahaan Anda.

Memahami Esensi dan Landasan Hukum Bukti Potong 1721-A1

Bukti Potong Pajak 1721-A1 adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pemberi kerja (perusahaan) sebagai bukti bahwa Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21 atas penghasilan karyawan tetap yang bersangkutan telah dipotong dan disetorkan ke kas negara. Dokumen ini merangkum seluruh penghasilan bruto yang diterima karyawan selama satu tahun pajak (atau bagian tahun pajak jika karyawan mulai/berhenti bekerja di tengah tahun), pengurang penghasilan yang diperbolehkan, jumlah Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP), hingga nominal PPh 21 yang telah dipotong.

Landasan hukum utama yang mengatur kewajiban pembuatan bukti potong ini tertuang dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang. Secara lebih spesifik, tata cara pemotongan, penyetoran, dan pelaporan PPh Pasal 21 diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan (PMK) dan Peraturan Direktur Jenderal Pajak terkait yang terus diperbarui guna menyesuaikan dengan dinamika ekonomi nasional.

Bagi karyawan tetap, Formulir 1721-A1 berfungsi sebagai dokumen sumber untuk mengisi SPT Tahunan Orang Pribadi (Formulir 1770 S atau 1770 SS). Tanpa adanya bukti potong ini, karyawan tidak dapat memverifikasi apakah jumlah pajak yang dilaporkan telah sesuai dengan yang dipotong oleh perusahaan. Bagi DJP, dokumen ini berfungsi sebagai alat pengawasan silang (cross-matching data) untuk memastikan bahwa data penghasilan yang dilaporkan oleh wajib pajak orang pribadi selaras dengan data pemotongan yang dilaporkan oleh pemberi kerja dalam SPT Masa PPh 21/26 mereka.

Perubahan Regulasi Terbaru: Implementasi Tarif Efektif Rata-rata (TER)

Mulai 1 Januari 2024, Pemerintah Indonesia melalui Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 58 Tahun 2023 dan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 168 Tahun 2023 memperkenalkan skema baru dalam penghitungan PPh Pasal 21, yaitu Tarif Efektif Rata-rata (TER). Perubahan ini membawa dampak signifikan terhadap cara perusahaan mengelola administrasi penggajian bulanan serta penyusunan Bukti Potong 1721-A1 di akhir tahun.

Sebelum adanya regulasi TER, perhitungan PPh 21 bulanan dilakukan dengan cara menyetahunkan penghasilan bulanan, menguranginya dengan biaya jabatan dan PTKP, menghitung pajak setahun dengan tarif Pasal 17 ayat (1) huruf a UU PPh, lalu membaginya dengan 12. Metode lama ini dinilai cukup rumit dan rawan kesalahan hitung bagi pemberi kerja. Dengan skema TER, pemotongan PPh 21 dari masa pajak Januari hingga November dilakukan secara lebih sederhana, yaitu cukup dengan mengalikan penghasilan bruto bulanan dengan tarif efektif yang telah ditentukan berdasarkan kategori PTKP (Kategori A, B, atau C).

Namun, penting untuk digarisbawahi bahwa skema TER hanya berlaku untuk pemotongan bulanan (masa pajak Januari sampai November). Pada masa pajak Desember (atau masa pajak terakhir saat karyawan berhenti bekerja), perusahaan wajib melakukan perhitungan ulang (rekonisiliasi) menggunakan tarif progresif Pasal 17 ayat (1) huruf a UU PPh atas seluruh penghasilan yang diterima karyawan selama setahun penuh. Selisih antara PPh 21 setahun yang dihitung dengan tarif Pasal 17 tersebut dengan total PPh 21 yang telah dipotong menggunakan skema TER dari Januari hingga November akan menjadi PPh 21 yang harus dipotong pada bulan Desember. Hasil akhir dari perhitungan tahunan inilah yang akan dituangkan ke dalam Bukti Potong 1721-A1.

Komponen-Komponen Utama dalam Formulir 1721-A1

Untuk dapat menyusun Bukti Potong 1721-A1 dengan benar, Anda harus memahami setiap bagian dan komponen angka yang terdapat di dalam formulir tersebut. Secara umum, formulir ini dibagi menjadi beberapa bagian utama, yaitu informasi identitas penerima penghasilan, rincian penghasilan, rincian pengurang, perhitungan PPh 21, dan identitas pemotong pajak.

1. Informasi Identitas Penerima Penghasilan

Bagian ini berisi data pribadi karyawan yang bersangkutan. Keakuratan data di bagian ini sangat krusial agar sistem DJP dapat mencocokkan data secara otomatis ke dalam akun DJP Online milik karyawan. Data yang wajib diisi meliputi:

• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) atau Nomor Induk Kependudukan (NIK): Seiring dengan integrasi NIK menjadi NPWP, pastikan NIK yang dimasukkan telah tervalidasi.
• Nama Lengkap: Harus sesuai dengan kartu identitas (KTP/NPWP).
• Alamat: Alamat tinggal karyawan yang terdaftar.
• Jenis Kelamin dan Status PTKP: Misalnya TK/0 (Tidak Kawin tanpa tanggungan), K/1 (Kawin dengan 1 tanggungan), atau status lainnya yang menentukan besaran batas PTKP karyawan tersebut di awal tahun pajak.
• Nama Jabatan: Posisi atau jabatan karyawan di perusahaan.
• Karyawan Asing (Ya/Tidak): Untuk mengidentifikasi status subjek pajak dalam negeri atau luar negeri.

2. Rincian Penghasilan Bruto

Bagian ini mencakup seluruh penerimaan yang menjadi objek PPh Pasal 21 yang diterima oleh karyawan selama bekerja di perusahaan pada tahun pajak bersangkutan. Komponen penghasilan bruto terdiri dari:

• Gaji Pokok, Tunjangan, dan Lembur: Seluruh akumulasi gaji pokok, tunjangan transportasi, tunjangan makan, tunjangan keluarga, serta uang lembur yang diterima secara teratur.
• Honorarium dan Imbalan Lain: Pembayaran lain di luar gaji yang sifatnya tidak teratur.
• Premi Asuransi yang Dibayar Pemberi Kerja: Premi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan (Jaminan Kecelakaan Kerja/JKK dan Jaminan Kematian/JKM) yang ditanggung oleh perusahaan. Premi ini dikategorikan sebagai penghasilan bagi karyawan karena menambah nilai ekonomis mereka.
• Tantiem, Bonus, Gratifikasi, dan THR: Penghasilan non-teratur yang biasanya dibayarkan sekali setahun.

3. Rincian Pengurang Penghasilan

DJP memperkenankan adanya faktor pengurang tertentu sebelum penghasilan bruto dikenakan tarif pajak. Pengurang yang diakui dalam Formulir 1721-A1 meliputi:

• Biaya Jabatan: Biaya untuk mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan. Besarnya adalah 5% dari penghasilan bruto, dengan batasan maksimal Rp500.000 per bulan atau Rp6.000.000 per tahun.
• Iuran Pensiun atau Iuran Jaminan Hari Tua (JHT): Bagian iuran JHT (2% dari gaji) dan Jaminan Pensiun (JP – 1% dari gaji) yang dipotong langsung dari gaji karyawan dan dibayarkan oleh karyawan sendiri ke BPJS Ketenagakerjaan atau dana pensiun yang telah disahkan oleh Menteri Keuangan.

4. Perhitungan PPh Pasal 21 Terutang

Setelah menghitung penghasilan bruto dan total pengurang, proses dilanjutkan dengan menghitung Penghasilan Netto (Penghasilan Bruto dikurangi Pengurang). Jika karyawan bekerja kurang dari setahun (misalnya baru masuk di pertengahan tahun atau resign di tengah tahun), penghasilan netto disetahunkan terlebih dahulu (tergantung skema kewajiban pajak subjektifnya).

Langkah berikutnya adalah mengurangkan Penghasilan Netto Setahun dengan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) sesuai dengan status perkawinan dan tanggungan karyawan di awal tahun pajak. Hasil pengurangan ini menghasilkan Penghasilan Kena Pajak (PKP). PPh Pasal 21 Terutang kemudian dihitung dengan mengalikan PKP tersebut dengan tarif progresif Pasal 17 ayat (1) huruf a UU PPh.

Panduan Langkah-demi-Langkah Pembuatan 1721-A1 melalui e-Bupot 21/26

Sejak diluncurkannya aplikasi e-Bupot 21/26 oleh DJP, pembuatan bukti potong tidak lagi dilakukan secara manual menggunakan formulir kertas atau aplikasi e-SPT masa lalu yang berbasis desktop. Kini, seluruh proses pembuatan, pelaporan, dan penandatanganan bukti potong dilakukan secara online melalui portal DJP Online. Berikut adalah panduan langkah-demi-langkah yang sistematis untuk menerbitkan Bukti Potong 1721-A1 bagi karyawan tetap Anda:

Langkah 1: Persiapan Data dan Dokumen Pendukung

Sebelum masuk ke sistem e-Bupot, pastikan tim HR dan Payroll Anda telah menyiapkan database penggajian (payroll worksheet) tahunan yang telah direkonsiliasi. Data yang harus dipastikan validitasnya meliputi:

• Data identitas karyawan (NIK yang ter-update dan tervalidasi, NPWP 15 atau 16 digit).
• Akumulasi slip gaji Januari hingga Desember, termasuk rincian THR, bonus, dan lembur.
• Data rincian pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan (porsi perusahaan dan porsi karyawan).
• Status PTKP karyawan yang berlaku pada awal tahun pajak bersangkutan.
• Sertifikat Elektronik (Digital Certificate) perusahaan yang masih aktif untuk proses tanda tangan elektronik (TTE) bukti potong.

Langkah 2: Mengakses Aplikasi e-Bupot 21/26

Buka peramban web Anda dan akses situs resmi DJP Online di https://djponline.pajak.go.id. Masukkan NPWP perusahaan, kata sandi, dan kode keamanan (captcha) yang tertera. Setelah berhasil masuk ke dasbor utama, pilih menu Lapor, kemudian klik pada submenu Pra-Pelaporan, dan pilih layanan e-Bupot 21/26. Jika menu ini belum muncul, Anda harus mengaktifkannya terlebih dahulu melalui menu Profil – Aktivasi Fitur Layanan.

Langkah 3: Mengisi Formulir Bukti Potong 1721-A1

Di dalam aplikasi e-Bupot 21/26, Anda memiliki dua opsi untuk menginput data bukti potong: secara manual satu per satu (key-in) atau secara massal menggunakan fitur impor data Excel (bulk upload). Untuk jumlah karyawan yang sedikit, metode manual lebih disarankan untuk meminimalkan risiko error sistem. Langkah-langkah input manual adalah sebagai berikut:

1. Pilih menu Bukti Potong, lalu klik Daftar Bupot Pasal 21.
2. Klik tombol Tambah atau Buat Baru, kemudian pilih jenis bukti potong 1721-A1 (Karyawan Tetap).
3. Masukkan Tahun Pajak dan Masa Pajak (biasanya Masa Pajak Desember untuk pelaporan tahunan).
4. Input identitas karyawan (NPWP/NIK). Sistem akan melakukan validasi otomatis terhadap basis data DJP. Jika data valid, nama karyawan akan muncul secara otomatis.
5. Masuk ke tab rincian penghasilan. Isi setiap kolom penghasilan bruto (gaji, tunjangan, premi BPJS, bonus/THR) sesuai dengan data payroll yang telah disiapkan.
6. Masuk ke tab pengurang. Isi nilai biaya jabatan (sistem biasanya akan menghitung otomatis batas maksimalnya) dan iuran pensiun/JHT yang dibayar mandiri oleh karyawan.
7. Sistem akan secara otomatis menghitung Penghasilan Netto, PTKP (pilih opsi PTKP yang sesuai), PKP, dan PPh Pasal 21 Terutang setahun.
8. Verifikasi apakah angka PPh 21 Terutang tersebut telah sesuai dengan total PPh 21 yang dipotong dari karyawan sepanjang tahun.

Langkah 4: Proses Penandatanganan dan Penerbitan

Setelah seluruh data terisi dengan benar dan tidak ada selisih, pilih nama penandatangan bukti potong (biasanya direktur atau pengurus perusahaan yang memiliki wewenang perpajakan). Penandatanganan dilakukan secara digital menggunakan Sertifikat Elektronik atau Passphrase yang dimiliki oleh perusahaan. Klik Simpan untuk menerbitkan bukti potong tersebut. Bukti potong yang berhasil disimpan akan mendapatkan Nomor Bukti Pemotongan yang unik dan sah secara hukum perpajakan.

Langkah 5: Distribusi Bukti Potong kepada Karyawan

Setelah bukti potong diterbitkan di e-Bupot, perusahaan wajib mengunduh file PDF bukti potong tersebut dan membagikannya kepada masing-masing karyawan. Distribusi ini sebaiknya dilakukan paling lambat akhir bulan Januari atau minggu pertama bulan Februari tahun berikutnya, guna memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk melaporkan SPT Tahunan mereka sebelum batas akhir 31 Maret.

Simulasi Perhitungan PPh Pasal 21 Tahunan Karyawan Tetap

Untuk memberikan gambaran yang lebih konkret, mari kita simak contoh kasus simulasi perhitungan PPh Pasal 21 tahunan yang nantinya akan dituangkan ke dalam Formulir 1721-A1. Contoh ini menggunakan skema regulasi terbaru yang menggabungkan penerapan TER bulanan dan rekonsiliasi akhir tahun menggunakan tarif Pasal 17.

Profil Karyawan:

• Nama: Andi Wijaya
• Status PTKP: K/1 (Kawin dengan 1 anak) – Batas PTKP setahun: Rp63.000.000
• Gaji Pokok & Tunjangan Bulanan: Rp10.000.000 per bulan
• Premi JKK & JKM dibayar perusahaan: Rp50.000 per bulan
• Iuran JHT & JP dibayar sendiri oleh Andi: Rp300.000 per bulan
• Bonus/THR (diterima di bulan April): Rp10.000.000

1. Perhitungan Penghasilan Bruto Setahun (Januari – Desember)

Mari kita hitung total penghasilan bruto yang diterima Andi selama satu tahun pajak:

• Gaji Pokok & Tunjangan: Rp10.000.000 x 12 bulan = Rp120.000.000
• Premi JKK & JKM: Rp50.000 x 12 bulan = Rp600.000
• Bonus/THR: Rp10.000.000
• Total Penghasilan Bruto Setahun: Rp130.600.000

2. Perhitungan Pengurang Penghasilan

Selanjutnya, kita hitung faktor pengurang yang diperbolehkan:

• Biaya Jabatan: 5% x Rp130.600.000 = Rp6.530.000. Karena batas maksimal biaya jabatan setahun adalah Rp6.000.000, maka yang diakui adalah Rp6.000.000.
• Iuran JHT & JP (porsi karyawan): Rp300.000 x 12 bulan = Rp3.600.000
• Total Pengurang: Rp9.600.000

3. Penghitungan PKP dan PPh 21 Terutang Setahun

Langkah berikutnya adalah menghitung Penghasilan Netto dan Penghasilan Kena Pajak (PKP) untuk menentukan tarif pajak:

• Penghasilan Netto Setahun: Rp130.600.000 – Rp9.600.000 = Rp121.000.000
• Dikurangi PTKP (K/1): Rp63.000.000
• Penghasilan Kena Pajak (PKP): Rp58.000.000

Berdasarkan tarif progresif Pasal 17 ayat (1) huruf a UU PPh (setelah penyesuaian UU HPP), tarif 5% berlaku untuk PKP hingga Rp60.000.000. Karena PKP Andi sebesar Rp58.000.000, maka seluruh PKP-nya dikenakan tarif bracket pertama:

• PPh Pasal 21 Terutang Setahun: 5% x Rp58.000.000 = Rp2.900.000

4. Rekonsiliasi dengan Pemotongan Bulanan (TER)

Selama periode Januari hingga November, perusahaan memotong PPh 21 Andi menggunakan skema TER bulanan berdasarkan Kategori B (untuk status K/1). Misalkan total PPh 21 yang telah dipotong dari Januari hingga November menggunakan TER adalah sebesar Rp2.500.000. Maka, pada bulan Desember, PPh 21 yang harus dipotong dari gaji Andi adalah:

• PPh 21 Terutang Setahun: Rp2.900.000
• Dikurangi PPh 21 yang telah dipotong (Jan – Nov): Rp2.500.000
• PPh 21 yang harus dipotong pada bulan Desember: Rp400.000

Dalam Bukti Potong 1721-A1 yang diterbitkan untuk Andi Wijaya, angka yang akan tertera pada kolom PPh 21 Terutang dan PPh 21 yang Telah Dipotong adalah sebesar Rp2.900.000. Angka inilah yang nantinya diinput oleh Andi ke dalam SPT Tahunan pribadinya, menghasilkan status SPT yang “Nihil” (tidak kurang bayar dan tidak lebih bayar).

Sanksi dan Konsekuensi Hukum atas Kelalaian Bukti Potong

Kewajiban menerbitkan Bukti Potong 1721-A1 diatur secara ketat oleh undang-undang perpajakan Indonesia. Kelalaian dalam menerbitkan dokumen ini dapat membawa konsekuensi hukum yang serius bagi perusahaan selaku pemotong pajak. Berdasarkan Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP), terdapat beberapa sanksi yang dapat dikenakan:

Selain sanksi finansial, kelalaian dalam menyediakan bukti potong juga dapat merusak reputasi perusahaan di mata karyawan. Karyawan akan memandang manajemen perusahaan tidak profesional dan abai terhadap hak-hak administratif pekerjanya. Hal ini dapat menurunkan moral kerja dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

Solusi Mengatasi Kendala Umum dalam Penerbitan Bukti Potong

Dalam praktiknya, proses pembuatan Bukti Potong 1721-A1 sering kali menemui berbagai kendala teknis maupun administratif. Berikut adalah beberapa masalah yang paling sering terjadi di lapangan beserta solusi praktis untuk mengatasinya:

1. Karyawan Resign Sebelum Akhir Tahun

Masalah: Karyawan berhenti bekerja di tengah jalan (misalnya pada bulan Juni) dan meminta bukti potong 1721-A1 untuk keperluan pelaporan pajak atau kepindahan ke perusahaan baru.

Solusi: Perusahaan tidak perlu menunggu hingga bulan Desember untuk membuat bukti potong bagi karyawan yang resign. Bukti Potong 1721-A1 harus segera diterbitkan pada bulan bersangkutan atau maksimal bulan berikutnya setelah karyawan tersebut berhenti bekerja. Perhitungan pajak disesuaikan dengan masa kerja riil karyawan di tahun tersebut.

2. NIK Karyawan Tidak Valid saat Input e-Bupot

Masalah: Muncul notifikasi error pada aplikasi e-Bupot yang menyatakan bahwa NIK karyawan tidak ditemukan atau tidak cocok dengan database Dukcapil.

Solusi: Minta karyawan untuk melakukan verifikasi mandiri terhadap data KTP mereka. Masalah ini biasanya terjadi karena data kependudukan yang belum dimutakhirkan atau adanya kesalahan ketik saat pendaftaran karyawan baru di sistem HRD. Perusahaan harus berkoordinasi dengan karyawan untuk memastikan NIK yang digunakan adalah NIK terbaru yang aktif.

3. Perubahan Status PTKP di Tengah Tahun

Masalah: Karyawan menikah atau memiliki anak di pertengahan tahun (misalnya bulan Agustus) dan meminta status PTKP pada bukti potongnya diubah.

Solusi: Berdasarkan aturan perpajakan Indonesia, penentuan status PTKP dilakukan sekali di awal tahun pajak (keadaan per 1 Januari). Perubahan status keluarga yang terjadi di tengah tahun baru akan diperhitungkan sebagai dasar PTKP pada tahun pajak berikutnya. Oleh karena itu, bukti potong untuk tahun berjalan tetap menggunakan status PTKP per 1 Januari tahun tersebut.

Penerbitan Bukti Potong Pajak 1721-A1 merupakan tanggung jawab hukum sekaligus bentuk pelayanan profesional perusahaan kepada para karyawannya. Dengan diterapkannya sistem e-Bupot 21/26 serta skema Tarif Efektif Rata-rata (TER) yang baru, perusahaan dituntut untuk lebih teliti, adaptif, dan disiplin dalam melakukan rekonsiliasi data penggajian sepanjang tahun. Proses integrasi data yang rapi sejak awal tahun adalah kunci utama menghindari kepanikan administrasi di akhir tahun.

Sebagai langkah preventif, sangat disarankan bagi setiap pemberi kerja untuk menggunakan sistem payroll yang terintegrasi dengan perhitungan pajak terkini. Hal ini tidak hanya meminimalkan risiko kesalahan manusia (human error), tetapi juga mempercepat proses ekspor-impor data ke aplikasi e-Bupot DJP. Dengan memastikan setiap karyawan menerima Bukti Potong 1721-A1 secara tepat waktu dan akurat, perusahaan Anda telah berkontribusi aktif dalam membangun ekosistem perpajakan nasional yang sehat, transparan, dan patuh hukum.